Anfragen von Studieninteressierten effizient beantworten

Studieninteressierte können über My GUIDE Anfragen an deutsche Hochschulen stellen. Wenn sie dabei eine individuelle Frage formulieren, wird die Nachricht an die von der Hochschule vorgesehene Kontaktadresse weitergeleitet (siehe hierzu auch die Frage „Wie können Studieninteressierte über My GUIDE Hochschulen direkt kontaktieren?“). Die Studieninteressierten haben zusätzlich die Option, die Hochschule zu einem bestimmten Thema zu kontaktieren, ohne dabei einen eigenen Text zu schreiben. Diese Option bezeichnet der DAAD als allgemeine Anfrage.
Um allgemeine Anfragen von internationalen Studieninteressierten schneller und effizienter beantworten zu können, haben Hochschulen die Möglichkeit, automatisierte Antworten für My GUIDE einzurichten. Zu ausgewählten Themen können vorformulierte Texte hinterlegt werden. Wenn Studieninteressierte dann dieses Thema anfragen, werden die gespeicherten Informationen direkt an sie verschickt.
Hochschulen können für die folgenden Themen automatisierte Antworten hinterlegen:

• Anerkennung ausländischer Bildungsnachweise
• Bewerbung
• Sprachkenntnisse
• Standort und Hochschule
• Studienfinanzierung
• Studiengang
• Studienvorbereitung
• Unterkunft
• Visum, Einreise
• Zulassungsvoraussetzungen

Die automatisierten Antworten können von allen Hochschulen genutzt werden, die ihre Studienangebote im Hochschulkompass (HSK) der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) veröffentlichen. Im HSK können ausschließlich staatliche und staatlich anerkannte deutsche Hochschulen ihre Studiengänge eintragen. Wenn Ihre Hochschule zu dieser Gruppe gehört und Sie sie nicht in der Liste finden können, wenden Sie sich bitte an hochschulkompass@hrk.de.
Wenn Ihre Hochschule nicht staatlich anerkannt ist, können Sie diesen Service leider nicht in Anspruch nehmen.

Auf My GUIDE eingeloggte Studieninteressierte können bei Interesse an einem Studiengang über ein Kontaktformular eine Nachricht an die Hochschule schicken. Darin wählen sie ein Themenfeld aus, z. B. „Zulassungsvoraussetzungen“ oder allgemeinere Themen wie „Unterkunft“, und ergänzen es mit erforderlichen Angaben zu ihrem Bildungshintergrund. Die Kontaktnachricht erreicht Sie von der E-Mail-Adresse, mit der die studieninteressierte Person auf My GUIDE angemeldet ist. Der Betreff der Kontaktnachricht beginnt immer mit „My GUIDE | Anfrage von …“ und nennt den Namen der studieninteressierten Person mit Bildungsabschluss und Qualifikation sowie den betreffenden Studiengang. Auch im E-Mail-Text wird mehrfach direkt Bezug genommen auf My GUIDE.
Die Kontaktnachricht inkl. des Betreff wird immer in der Sprache an Sie verschickt, die die studieninteressierte Person auf My GUIDE ausgewählt hat (also Deutsch oder Englisch). Das kann Ihnen helfen zu entscheiden, in welcher Sprache Sie am besten antworten.

Bei Fragen zur Empfängeradresse beachten Sie bitte die Frage „Welche E-Mail-Adressen haben Zugriff auf automatisierte Antworten und wie können diese E-Mail-Adressen angepasst werden?“

Wenn Ihre E-Mail-Adresse für ein oder mehrere Themen als zuständige Kontaktadresse hinterlegt ist, können Sie sie nutzen, um für dieses Thema bzw. diese Themen automatisierte Antworten zu hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass dies nicht für studiengangsspezifische E-Mail-Adressen gilt. Diese habe keinen Zugriff auf die automatisierten Antworten. Lesen Sie dazu auch die Antwort auf die Frage „Welche E-Mail-Adressen haben Zugriff auf automatisierte Antworten und wie können diese E-Mail-Adressen angepasst werden?“
Um eine automatisierte Antwort einzurichten, wählen Sie Ihre Hochschule aus der Liste aus und geben die E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld ein. Sie erhalten daraufhin eine E-Mail mit einem einmalig gültigen Bestätigungscode. Die E-Mail enthält auch den Link zur Seite, auf der Sie den Code eingeben. Damit kommen Sie zur Startseite der automatisierten Antworten. Hier sehen Sie diejenigen Themenfelder, für die Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse eine Pflegeberechtigung haben. Sie sehen auch, ob aktuell eine automatisierte Antwort zu diesem Thema/diesen Themen aktiv ist. Sie können sich eine Vorschau der automatisierten Antwort anzeigen lassen, sie bearbeiten und aktivieren bzw. deaktivieren.
Zum Verlassen der Seite klicken Sie oben rechts auf das Personen-Icon neben Ihrem Hochschulnamen – dort finden Sie den Abmelden-Button. Ein Klick darauf meldet Sie ab und führt zurück zur Seite „My GUIDE für Hochschulen“. Alternativ können Sie das Browserfenster auch einfach schließen. Zusätzlich werden Sie automatisch ausgeloggt, wenn Sie 30 Minuten inaktiv waren. Um dann erneut Ihre automatisierten Antworten bearbeiten zu können, müssen Sie einen neuen Bestätigungscode anfordern.

My GUIDE nutzt für die Kontaktnachrichten die Daten des Hochschulkompasses der HRK. Dieser liefert drei Arten von Kontaktadressen (Akademisches Auslandsamt, Allgemeine Studienberatung, studiengangsspezifische Kontakte). Diese werden auf Wunsch der Hochschule ergänzt durch My-GUIDE-spezifische Kontaktadressen für die Hochschule oder für einzelne Themen. Siehe hierzu auch die Antworten auf die Fragen „Wie läuft die über My GUIDE vermittelte Kontaktaufnahme zwischen Studieninteressierten und Hochschulen konkret ab?“ und „Zu welchen Themen können in My GUIDE E-Mail-Adressen hinterlegt werden?“.
Wenn Ihre E-Mail-Adresse als zuständiger Kontakt für ein oder mehrere Themen hinterlegt ist, können Sie damit auf die automatisierten Antworten zugreifen. Dies gilt jedoch nicht für studiengangsspezifische E-Mail-Adressen. Diese können keine hochschulweiten automatischen Antworten hinterlegen.
Änderungen an den im HSK-hinterlegten Kontaktadressen können die Hochschulen selbst vornehmen. Dazu loggen sie sich mit ihren Zugangsdaten auf der HSK-Seite für Hochschulen ein. Die Zugangsdaten zur Pflege der Studiengangsinformationen liegen bei den Hochschulen und werden in der Regel von der Studiengangsberatung oder dem Marketing verwaltet. Falls die Zugangsdaten nicht auffindbar sind, wenden Sie sich bitte an hochschulkompass@hrk.de.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Hochschule für My GUIDE E-Mail-Adressen hinterlegt hat oder bei Änderungswünschen an den hinterlegten E-Mail-Kontakten, wenden Sie sich gerne an myguide@daad.de.
Wenn Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse anpassen, erhält die neue E-Mail-Adresse Zugriff auf die automatisierten Antworten. Bestehende Texte werden weder gelöscht noch deaktiviert, lediglich die Zugriffsberechtigung ändert sich.

Haben Sie bereits automatisierte Antworten eingerichtet und möchten diese prüfen oder bearbeiten? Es gibt mehrere Wege, um zur Login-Seite zu gelangen:

• Rufen Sie die Seite „My GUIDE für Hochschulen“ auf und klicken Sie auf den Button „Jetzt loslegen“. Schon können Sie sich wieder einloggen.
• Wenn Sie schon einmal eingeloggt waren, haben Sie vielleicht noch E-Mails mit (nun abgelaufenen) Bestätigungscodes. Klicken Sie einfach auf den in der E-Mail enthaltenen Link; so kommen Sie zur Eingabemaske für den Code. Der abgelaufene Code wird vorausgefüllt und ein Klick auf „Zu den automatisierten Antworten“ führt zu dem Hinweis „Der eingegebene Code ist abgelaufen oder ungültig.“ Gleichzeitig sehen Sie hier den Link „Einen neuen Code zusenden“. Mit diesem können Sie eine neue E-Mail mit gültigem Bestätigungscode an die entsprechende E-Mail-Adresse anfordern.
• Wenn Sie an Ihre E-Mail-Adresse individuell formulierte Kontaktanfragen von Studieninteressierten erhalten, ist am Ende dieser E-Mails folgender Hinweis eingebunden: „Tipp: Passen Sie Ihre automatisierten Antworten an“. Auch über diesen Link können Sie auf den Service der automatisierten Antworten zugreifen.

Wenn Ihre Hochschule im Hochschulkompass die Kontaktadressen geändert hat oder dem DAAD für My GUIDE neue E-Mail-Adressen als Kontakte gemeldet wurden, kann es sein, dass Ihrer E-Mail-Adresse die Zugriffsrechte entzogen wurden. Wenden Sie sich gerne an myguide@daad.de, um zu erfahren, welche E-Mail-Adresse aktuell hinterlegt ist oder wenn diese angepasst werden sollte.

Mit der für das Thema berechtigten E-Mail-Adresse können Sie eine standardisierte Antwort hinterlegen. Eine Antwort besteht immer aus einem Textblock plus einer Überschrift. Zur besseren Lesbarkeit stehen Ihnen als Formatierungsoptionen Fettungen und Listenelemente zur Verfügung. Zusätzlich können Sie Links in den Text einfügen. Je Themenfeld wird ein Bild benötigt. Wenn Sie kein eigenes Bild hochladen, können Sie eine Datei aus dem DAAD-Bilderpool auswählen.
Über die thematisch relevanten Informationen hinaus können Sie auch einen Marketingbereich zur Präsentation Ihrer Hochschule befüllen. Auch hier können Sie ein Bild hochladen oder aus einem Bilderpool wählen sowie einen oder mehrere Textblöcke anlegen. Thematisch bietet es sich hier an, Informationen zu Ihrer Hochschule bzw. zu Ihrem Standort zu teilen, die ganz besonders für die internationale Zielgruppe von Interesse sind bzw. Ihre Studiengänge von der Masse abheben.
Alle Texte werden in zwei Sprachversionen (Deutsch und Englisch) hinterlegt.
Wenn Sie bei der Pflege Unterstützung benötigen, können Sie die Guided Tour nutzen. Nachdem Sie sich für eine Bearbeitung der automatisierten Antworten eingeloggt haben, können Sie jederzeit über das Fragezeichen-Icon zur Guided Tour navigieren. Sie erklärt Ihnen kurz und bündig, wie Sie die automatisierten Antworten bearbeiten, aktivieren oder auch deaktivieren.

Um die initiale Einrichtung einer automatisierten Antwort zu erleichtern, hat der DAAD das Sprachmodell von ChatGPT eingebunden. Die KI nutzt die Webseite der Hochschule, um zu den einzelnen Themen einen informativen Textvorschlag zu erstellen. Nach dem Login können Sie diesen Textvorschlag prüfen und bearbeiten sowie die Antwort aktivieren. Die redaktionelle Pflege und nötige Aktualisierungen werden immer durch die Hochschulen vorgenommen, nicht durch die KI. Diese unterstützt nur bei der initialen Befüllung.
Bei einzelnen Themen kann es vorkommen, dass die KI keine Informationen auf der Hochschulwebseite finden kann. In dem Fall kann kein Textvorschlag erstellt werden. Wenn Sie ein solches Thema zur Bearbeitung aufrufen, werden Sie darüber entsprechend informiert.

My GUIDE nutzt die Daten des Hochschulkompass (HSK) der Hochschulrektorenkonferenz (HRK).
Die Informationen zu ihren Studiengängen tragen die Hochschulen selbst im Hochschulkompass ein. Diese Angaben können dort auch ganzjährig aktualisiert werden. Einmal wöchentlich übernimmt My GUIDE die Aktualisierungen von Studiengängen im HSK in der deutschsprachigen Version.
Die englische Übersetzung der Hochschulkompass-Daten wird mehrmals im Jahr im Auftrag des DAAD erstellt. Aktuell ist daher eine kurzfristige Aktualisierung der englischsprachigen Daten nicht möglich. Leider sieht es der Hochschulkompass auch nicht vor, englische Ziellinks zu den Angeboten zu hinterlegen.
Um die Informationen zu ihren Studiengängen aktuell zu halten, können sich die Hochschulen mit ihren Zugangsdaten auf der HSK-Seite für Hochschulen einloggen. Die Zugangsdaten zur Pflege der Informationen liegen bei den Hochschulen und werden in der Regel von der Studiengangsberatung oder dem Marketing verwaltet. Falls die Zugangsdaten nicht auffindbar sind, wenden Sie sich bitte an hochschulkompass@hrk.de.

Auf My GUIDE können sich internationale Studieninteressierte über Studiengänge deutscher Hochschulen informieren. Wenn sie dabei eingeloggt sind, können sie zu einem konkreten Studiengang direkt die jeweilige Hochschule anschreiben. Dazu zeigt ihnen My GUIDE keine E-Mail-Adresse an, sondern fordert sie auf, das Thema ihres Anliegens auszuwählen (z. B. „Studienfinanzierung“ oder „Zulassungsvoraussetzungen“). Je nach Thema steuert My GUIDE dann ganz gezielt, welche Kontaktperson in der Hochschule die Nachricht erhält.
Um die zuständige Kontaktadresse der Hochschule zu identifizieren, nutzt My GUIDE die Daten des Hochschulkompasses der HRK. Dieser bietet drei Arten von E-Mail-Adressen: das Akademische Auslandsamt, die Allgemeine Studienberatung und studiengangsspezifische Kontakte.
Pro Thema, das den Studieninteressierten zur Wahl steht, wurde immer eine dieser Adressen als primärer Kontakt eingestuft, eine als sekundärer und eine als tertiärer. Diese Versandmatrix wurde gemeinsam mit zahlreichen Vertreterinnen und Vertretern der DAAD-Mitgliedshochschulen entworfen. Für die meisten Themenfelder wird zuerst das Akademische Auslandsamt angeschrieben, wenn diese Information im HSK verfügbar ist. Andernfalls wird die zweite bzw. dritte Adresse kontaktiert.
Diese Kontakte können auf Wunsch der Hochschule durch My-GUIDE-spezifische Kontaktadressen ersetzt werden. Dafür werden für einzelne oder auch mehrere Themen E-Mail-Adressen hinterlegt. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, wenden Sie sich gerne an myguide@daad.de.

Beachten Sie zu diesem Thema bitte auch die Antwort auf die Frage „Zu welchen Themen können in My GUIDE E-Mail-Adressen hinterlegt werden?“.

In My GUIDE kann jede Hochschule individuell festlegen, an welche E-Mail-Adresse(n) Anfragen von Studieninteressierten geschickt werden. E-Mail-Adressen können hochschulweit als Kontakt für ein oder auch mehrere Themen dem My GUIDE Team gemeldet werden.
Nennen Sie uns gerne die jeweiligen Zieladressen, an die Studierende sich wenden können. Wenn Sie themenspezifische E-Mail-Adressen hinterlegen möchten, stehen Ihnen diese Themen zur Auswahl:

• Anerkennung ausländischer Bildungsnachweise
• Bewerbung
• Sonstiges
• Sprachkenntnisse
• Standort und Hochschule
• Studienfinanzierung
• Studiengang
• Studienvorbereitung
• Unterkunft
• Visum, Einreise
• Zulassungsvoraussetzungen

Bei Änderungswünschen an den hinterlegten E-Mail-Kontakten wenden Sie sich gerne an myguide@daad.de.
Bitte beachten Sie auch, dass My GUIDE die Daten des Hochschulkompass der HRK nutzt und Sie (falls noch nicht geschehen und nötig) auch dort die Änderung der E-Mail-Adresse vornehmen sollten.

Die Studiengänge werden alphabetisch sortiert, wenn die Auswahlfilter für die Suche genutzt werden. Eine Ausnahme bildet die Freitextsuche, dort findet die Sortierung nach Relevanz des Suchergebnisses statt.

Auf My GUIDE wird die seit vielen Jahren vom DAAD betriebene Zulassungsdatenbank, die in Kooperation mit uni-assist entwickelt wurde, eingebunden. Die Informationen zur individuellen Zugangsmöglichkeit zum deutschen Hochschulsystem basieren auf den Bewertungsvorschlägen der Kultusministerkonferenz, die in der anabin-Datenbank der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) veröffentlicht sind.

In der Datenbank International Programmes in Germany sind ausgewählte Studiengänge deutscher Hochschulen aufgeführt, die sich explizit an internationale Studierende richten. Hier finden sich aktuell ca. 2.400 Einträge von deutschen Hochschulen und Forschungsinstitutionen für Studiengänge, Graduiertenschulen, Sprach- und Fachkurse oder studienvorbereitende Angebote. Diese werden derzeit nicht in My GUIDE integriert.
Die Einträge in den International Programmes sind ein Angebot von GATE-Germany. Bei Änderungswünschen oder Fragen zu Einträgen in der International-Programmes-Datenbank wenden Sie sich bitte an den externen Dienstleister Content5: i-p@content5.de.